Tegenwoordig zijn er honderden online programma’s om mee te bellen, chatten, vergaderen en alles wat je als bedrijf nodig kan hebben om je klanten of andere bedrijven te bereiken. Toch zijn er nog altijd vele voordelen aan bezoek gewoon op kantoor, fysiek ontvangen. Maar vandaag de dag, met de technologische revolutie die we de afgelopen paar decennia hebben doorgemaakt, nodig je mensen niet meer uit per brief natuurlijk. Tegenwoordig gaat dat via het internet. Hoewel dat kan via email, gewoon als een digitale brief eigenlijk, zijn er vele opties vandaag de dag om een uitnodiging te personaliseren.
Hoe personaliseer je de uitnodigingsmail?
Er is bepaalde bezoekersregistratie software waarmee een uitnodigingsmail helemaal in de stijl die u wilt, kan worden gemaakt, waarin dan vervolgens aan het toekomstige bezoek een QR-code wordt gegeven. Maar ook kan u ervoor kiezen om er parkeerinstructies in te zetten, of een beschrijving van de route naar uw kantoor. De opties zijn eindeloos en bieden grote voordelen over papieren uitnodigingen. Kortom, u kan hem aanpassen aan de eisen die uw bedrijf heeft en een uitstraling geven die past bij uw bedrijf, waardoor mensen een goede eerste indruk krijgen van uw bedrijf.
Efficiënt aanmeldproces
Maar ook op locatie bij uw bedrijf heeft een digitale receptie voordelen. De QR-code die in de mail te vinden was kan bij een tablet die u neerzet in uw bedrijf worden gescand door de bezoeker zelf, waarna deze zich daar ook makkelijk op kan aanmelden en alle gegevens die nodig zijn kan invullen. Op deze manier bespaart u veel tijd van de receptioniste, die zich hierdoor dus beter kan focussen op andere zaken, of zich beter kan ontfermen over de bezoekers en bijvoorbeeld iets te drinken, koffie of thee, voor ze kan maken, of ze alvast iets te eten kan aanbieden. Met zulke systemen verloopt receptiewerk een stukje makkelijker en efficiënter.
